Kasy fiskalne online m.in. w gastronomii i hotelach. Co to za urządzenia i jak z nich korzystać?

Rejestrowanie obrotu oraz wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych to ważne obowiązki wielu przedsiębiorców, którzy obsługują klientów indywidualnych. A w przypadku części działalności, np. hoteli i restauracji zlokalizowanych w nadmorskich miejscowościach, konieczne jest nawet używanie konkretnego rodzaju technologii sprzedaży – kasy online. Co to za urządzenie fiskalne i o czym trzeba pamiętać zarówno przy jego wdrożeniu, jak i w trakcie stosowania?

Z czego wynikają takie obowiązki fiskalne?

Obowiązek stosowania kas rejestrujących jest regulowany przez funkcjonujące w Polsce przepisy fiskalne. Te z kolei są opracowywane i wprowadzane do polskiego porządku prawnego przede wszystkim przez Ministerstwo Finansów. I właśnie na skutek regulacji, które weszły w życie jeszcze w 2019 roku, część przedsiębiorców jest zobligowana nie tylko do korzystania z kas rejestrujących oraz wydawania paragonów, ale też do stosowania konkretnego rodzaju technologii sprzedaży. Urządzenia fiskalne online, bo o nich mowa, są obowiązkowe m.in. w hotelach, pensjonatach, zajazdach, ośrodkach wypoczynkowych czy hostelach. Co więcej, muszą ich także używać właściciele różnego rodzaju działalności gastronomicznych, np. punktów typu fast-food, barów, pubów, kawiarni i restauracji.

Kasa fiskalna online – jak wybrać i zainstalować urządzenie?

Wdrożenie kasy fiskalnej w firmie zawsze wiąże się z przestrzeganiem ważnych procedur. Na szczęście w przypadku urządzeń typu online wymagane czynności zostały bardzo mocno uproszczone. Cały proces jest szczegółowo opisany w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. A ze wspomnianego aktu prawnego wynika, że przedsiębiorca musi przede wszystkim zadbać o to, aby jego urządzenie online zostało uruchomione w trybie fiskalnym przez uprawnionego do tego serwisanta. Co ważne, nie trzeba wtedy dokonywać dodatkowego, pisemnego zgłoszenia do Urzędu Skarbowego (przed instalacją lub po). Podczas fiskalizacji, przeprowadzanej przez technika, kasa online nawiązuje połączenie z Centralnym Repozytorium Kas, trafia do bazy danych wspomnianego systemu, otrzymuje harmonogram transmisji wymaganych informacji oraz indywidualny numer ewidencyjny.

Warto też podkreślić, że w przypadku wyboru urządzenia, np. do działalności hotelowej lub gastronomicznej, kluczowe jest właśnie uwzględnienie sposobu łączności z CRK. Bez zgłoszenia online’owej technologii sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas nie uda się bowiem przeprowadzić fiskalizacji urządzenia. Jest to również kluczowe przy późniejszym transmitowaniu wymaganych informacji do CRK. A jak konkretnie może przebiegać współpraca z systemem Ministerstwa Finansów? Dostępne na polskim rynku kasy fiskalne online oferują różne rozwiązania technologiczne w tym zakresie. Dobrym przykładem takiego urządzenia jest Novitus Mała Online, czyli model krajowego producenta technologii sprzedaży.

Fot. mat. pras.

Wspomniana kasa fiskalna, w zależności od wybranej wersji technologicznej, może przesyłać dane do Centralnego Repozytorium Kas przez Ethernet (LAN), Wi-Fi lub GSM (przez modem z kartą SIM, wbudowany lub zewnętrzny). Jej sposób komunikacji z CRK da się więc dostosować do rodzaju łącza wykorzystywanego w przedsiębiorstwie. Kasa fiskalna online Novitus oferuje też inne udogodnienia dla osób prowadzących hotele i lokale gastronomiczne. Model Mała Online zapewnia np. wystawienie paragonu z NIP-em klienta, zaprogramowanie dużej bazy produktów i usług, współpracę z terminalem płatniczym, zdefiniowanie trybu szybkiej sprzedaży oraz łatwą wymianę rolki papieru termicznego. Ponadto, kasa Novitus cechuje się niedużymi wymiarami i solidnym wykonaniem.

Nowoczesne urządzenia dla gastronomii i hoteli

Novitus Mała Online to jedna z prostszych kas fiskalnych polskiego producenta. Podstawowy model, który zapewnia dostęp do standardowych funkcji sprzedażowych. W ofercie tej marki można też jednak znaleźć znacznie bardziej zaawansowane technicznie urządzenia fiskalne. W lokalach gastronomicznych i hotelach sprawdzą się np. nowoczesne kasy fiskalne Novitus Next Online i Novitus One Online. Obydwa modele wyróżniają się obecnością kolorowego panelu dotykowego oraz działają w oparciu o system operacyjny Android, czyli przyjazne w obsłudze oprogramowanie, które jest doskonale znane ze współczesnych smartfonów i tabletów.

Fot. mat. pras.

Ponadto, kasy fiskalne Next Online i One Online zapewniają dostęp do nowatorskiego oprogramowania NoviCloud. Wspomniane rozwiązanie informatyczne to autorska aplikacja chmurowa od Novitus, która umożliwia m.in. bezpieczne archiwizowanie danych firmowych, zdalne zarządzanie funkcjami urządzeń fiskalnych, kontrolowanie stanów magazynowych czy nadzorowanie rozliczeń z kontrahentami. Końcowa funkcjonalność NoviCloud jest zaś zależna od modułów rozszerzeń, na które zdecyduje się przedsiębiorca.

Co jeszcze jest ważne przy używaniu takiej technologii sprzedaży?

Wydawanie paragonów i dbanie o prawidłową transmisję danych do CRK to nie jedyne rzeczy, o których muszą pamiętać hotelarze i restauratorzy korzystający z kas fiskalnych online. Obowiązkiem wynikającym ze stosowania urządzenia rejestrującego jest np. wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych. Przepisy obligują również przedsiębiorcę do przechowywania książki serwisowej kasy online (przez cały okres używania danego modelu), archiwizowania kopii wystawianych paragonów oraz zlecenia przeglądu technicznego nie rzadziej niż co 2 lata. Szczegółowe informacje na temat wszystkich obowiązków można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.